PRIKUPLJANJE I OBRADA PODATAKA O LIČNOSTI

Kao odgovoran rukovalac podacima, privredno društvo Axians Serbia d.o.o, Beograd (dalje u tekstu označen kao: Rukovalac ili Društvo), posvećen je pravilnom rukovanju i zaštiti ličnih podataka svojih zaposlenih/angažovanih lica, zaposlenih kod svojih klijenata/poslovnih partnera, kao i kandidata za otvorena radna mesta u Društvu i, čije podatke prikupljamo i obrađujemo tokom poslovnog/radnog odnosa, u skladu sa Zakonom. Ovo Obaveštenje opisuje način na koji obrađujemo (prikupljamo, čuvamo, koristimo i otkrivamo) Vaše lične podatke.

Koja načela i principe obrade koristimo prilikom obrade Vaših podataka?

Axians Serbia d.o.o, Beograd Vaše lične podatke:

1) obrađuje na zakonit, pošten i transparentan način (“zakonitost, poštenje i transparentnost“).

2) prikuplja u svrhe koje su konkretno određene, izričite, opravdane i zakonite i dalje se ne mogu obrađivati na način koji nije u skladu sa tim svrhama (“ograničenje u odnosu na svrhu obrade“);

3) primereno, bitno i ograničeno na ono što je neophodno u odnosu na svrhu obrade (“minimizacija podataka“);

4) tačne i, ako je to neophodno, ažurirane. Uzimajući u obzir svrhu obrade, preduzimaju se sve razumne mere kojima se obezbeđuje da se netačni podaci o ličnosti bez odlaganja izbrišu ili isprave (“tačnost“);

5) čuva u obliku koji omogućava identifikaciju lica samo u roku koji je neophodan za ostvarivanje svrhe obrade (“ograničenje čuvanja“);

6) obrađuje na način koji obezbeđuje odgovarajuću zaštitu podataka o ličnosti, uključujući zaštitu od neovlašćene ili nezakonite obrade, kao i od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primenom odgovarajućih tehničkih, organizacionih i kadrovskih mera (“integritet i poverljivost“).

Ko je Rukovalac?

Axians Serbia d.o.o, Beograd, sa sedištem na adresi Đorđa Stanojevića 14, Beograd, matični broj: 17130846.

Šta je podatak o ličnosti?

“Podatak o ličnosti” je svaki podatak koji se odnosi na fizičko lice čiji je identitet određen ili odrediv, neposredno ili posredno, posebno na osnovu oznake identiteta, kao što je ime i identifikacioni broj, podataka o lokaciji, identifikatora u elektronskim komunikacionim mrežama ili jednog, odnosno više obeležja njegovog fizičkog, fiziološkog, genetskog, mentalnog, ekonomskog, kulturnog i društvenog identiteta.

Koje podatke o ličnosti Rukovalac prikuplja i obrađuje?

  • Podaci o ličnosti koje Rukovalac prikuplja i obrađuje od zaposlenih i drugih radno angažovanih lica:

ime i prezime, adresa, datum i mesto rođenja, pol, bračno stanje, matični broj, broj lične karte, državljanstvo, broj zdravstvenog osiguranja (LBO); akademske i profesionalne/stručne kvalifikacije: stepen obrazovanja, titule, podaci o veštinama, znanju stranih jezika, obukama, istorija zaposlenja, biografija; finansijski podaci: broj bankovnog računa, podaci o zaradi i dodatnim naknadama; podaci o izvršenju radnih obaveza; radno mesto – pozicija, procena pretpostavljenog (supervizora), poslovna adresa elektronske pošte, IP adresa, pristupna šifra; komunikacijski podaci: adresa elektronske pošte, broj telefona, kontakt srodnika za hitne slučajeve; drugi podaci neophodni za izvršenje zakonom propisanih obaveza poslodavca i izvršavanja ugovora o radu, odnosno ugovora kojim se uređuje rad van radnog odnosa između zaposlenog, odnosno radno angažovanog lica i Rukovaoca.

Rukovalac može obrađivati i određene kategorije posebnih vrsta podataka o ličnosti, u skladu sa članom 17. Zakona (na primer, obrada posebne vrste podataka o ličnosti zaposlenih i članova njihovih porodica za svrhu izvršenja obaveza ili primene zakonom propisanih ovlašćenja u oblasti radnih odnosa, socijalnog osiguranja i socijalne zaštite).

  • Podaci o ličnosti koje Rukovalac prikuplja i obrađuje od zaposlenih kod svojih poslovnih partnera:

ime i prezime, naziv poslodavca/organa/organizacije koju lice predstavlja, adresu radnog mesta, podatke o akademskim i profesionalnim/stručnim kvalifikacijama, podatak o poziciji na kojoj je lice zaposleno/angažovano, kontakt adresa elektronske pošte, kontakt telefon, sadržaj elektronske i/ili pisane komunikacije.

  • Podaci o ličnosti koje Rukovalac prikuplja i obrađuje od kandidata za zapošljavanje na otvorenom radnom mestu kod Rukovaoca:

ime i prezime, datum i mesto rođenja; akademske i profesionalne/stručne kvalifikacije sadržane u radnoj biografiji i motivacionom pismu: stepen obrazovanja, titule, podaci o veštinama, znanju stranih jezika, obukama, lista prethodnih poslodavaca, podaci o rezultatima testiranja u procesu selekcije; komunikacijski podaci: adresa elektronske pošte, IP adresa društvenih mreža, broj telefona. Prilikom raspisivanja konkursa za zaposlenje Rukovalac ne utvrđuje formu radne biografije, nego je sam određuje kandidat za posao, usled čega Rukovalac može doći u posed većeg obima podataka od onog koji je predviđen, voljom kandidata za posao. Ovako prikupljeni podaci čuvaju se do okončanja konkursa, a po pristanku kandidata čuvaju se u periodu od pet godina u svrhu naknadne procene potrebe za angažovanjem kandidata.

Od Vas se zahteva da Rukovaocu ne šaljete bilo kakve osetljive podatke (koji direktno ili indirektno ukazuju na rasno ili etničko poreklo, političko mišljenje, versko ili filozofsko uverenje ili članstvo u sindikatu, kao i genetske podatke, biometrijske podatke, podatke o zdravstvenom stanju ili podatke o seksualnom životu ili seksualnoj orijentaciji fizičkog lica i sl.).

Kako se prikupljaju Vaši podaci?

Rukovalac obrađuje Vaše podatke koje prikuplja direktno od Vas ili od ovlašćenog lica od strane Vašeg trenutnog ili prethodnog poslodavca/ nadređenog/ ugovarača/ poslovnog partnera/ državnih organa, trećih lica (npr. naših zaposlenih koji žele nekoga ko pokaže interesovanje za rad u Društvu, da preporuče za otvoreno radno mesto) ili drugih javno dostupnih izvora.

Zašto se prikupljaju i obrađuju Vaši podaci?

Vaši lični podaci se prikupljaju i dalje obrađuju za potrebe izvršavanja ugovora, ili zaključenje ugovora u kom ste Vi/Vaša kompanija/ Vaš poslodavac/ lice koje Vas je angažovalo/ Vaš poslovni partner, ugovorna strana. Obrađivanje Vaših podataka se obavlja u svrhu:

  • Zasnivanja i održavanja radno-pravnog/poslovnog odnosa sa Vama/Vašom kompanijom/ poslodavcem ili licem koje Vas je angažovalo,
  • Zaključivanja, izvršavanja, ispunjavanja ugovornih obaveza sa Vama/ pravnim licem koje predstavljate,
  • Saradnje, razmene informacija i komunikacije u vezi sa izvršavanjem ugovora,
  • Pravnih i drugih zakonskih aktivnosti.

Koji su pravni osnovi i svrha prikupljanja i daljeg obrađivanja Vaših podataka?

Svrha prikupljanja i dalje obrade Vaših ličnih podataka je zaključivanje i izvršavanje ugovora u kom ste Vi/Vaša kompanija/ Vaš poslodavac/ lice koje Vas je angažovalo/ Vaš poslovni partner, ugovorna strana, zatim ocenjivanje znanja i sposobnosti kandidata za zapošljavanje na otvorenom radnom mestu, s ciljem zasnivanja radnog odnosa ili drugog angažovanja kod Rukovaoca.

Pravni osnovi prikupljanja i obrade Vaših ličnih podataka su:

1) Vaš pristanak;

2) radnje koje prethode zaključenju i zaključenje i/ili izvršenje ugovora zaključenog sa Vama/Vašom kompanijom/Vašim poslodavcem/ licem koje Vas je angažovalo/ Vašim poslovnim partnerom;

3) obrada je neophodna u cilju poštovanja pravnih i zakonskih obaveza Rukovaoca;

4) obrada je neophodna u cilju zaštite Vaših životno važnih interesa ili drugog fizičkog lica;

5) obrada je neophodna u cilju ostvarivanja legitimnih interesa Rukovaoca ili treće strane, osim ako su nad tim interesima pretežniji interesi ili osnovna prava i slobode lica na koje se podaci odnose koji zahtevaju zaštitu podataka o ličnosti, a posebno ako je lice na koje se podaci odnose maloletno lice.

Na koji način se Vaši lični podaci mogu koristiti?

Rukovalac će prikupljati, beležiti, razvrstavati, prepisivati, umnožavati, kopirati, prenositi, pretraživati, pohranjivati, grupisati, odnosno strukturisati, razdvajati, ukrštati, upodobljavati, menjati, obezbeđivati, koristiti, stavljati na uvid, otkrivati, objavljivati, širiti, snimati, organizovati, čuvati, prilagođavati, otkrivati putem prenosa, odnosno dostavljati ili na drugi način činiti dostupnim, prikrivati, izmeštati i na drugi način činiti nedostupnim, upoređivati, brisati ili uništavati, kao i izvršiti ostale radnje u vezi sa prikupljanjem podataka. Obradu Vaših ličnih podataka, Rukovalac će se sprovoditi ručno, poluautomatski ili automatski.

Kome možemo otkriti Vaše lične podatke?

Bilo kakav pristup Vašim ličnim podacima je ograničen na ona lica kojima imamo potrebu da otkrijemo Vaše lične podatke u cilju ispunjenja njihovih odgovornosti u okviru posla koji obavljaju.

  • Pristup Vašim ličnim podacima u okviru Društva

Naši zaposleni su ovlašćeni da pristupaju Vašim ličnim podacima samo u meri u kojoj je neophodno da služe svrsi obrade koja je opisana u ovom Obaveštenju i u kojoj meri je to neophodno u okviru njihovih ovlašćenja i odgovornosti u okviru Društva.

  • Pristup Vašim ličnim podacima od strane trećih lica

Rukovalac može angažovati treća lica za pružanje određenih usluga (administrativna podrška, knjigovodstvene i računovodstvene delatnosti, advokatske i druge slične usluge koje podrazumevaju otkrivanje Vaših ličnih podataka u cilju ispunjenja naših obaveza prema Vama). Pomenuti pružaoci usluga mogu imati pristup Vašim ličnim podacima u meri u kojoj je to neophodno za izvršavanje takvih usluga, za koje je Rukovalac sa njima zaključio ugovore i nemaju pravo da obrađuju Vaše podatke o ličnosti koji su im dostavljeni u druge svrhe osim za obavljanje poslova koje im poverava Rukovalac. Prilikom obrade Vaših ličnih podataka, obrađivači su dužni da se pridržavaju svih pismenih uputstava Rukovaoca. Rukovalac takođe može otkriti Vaše lične podatke, ukoliko je to obavezno ili dozvoljeno zakonom, državnim i drugim organima uprave, sudovima, policiji i sličnim licima.

Koje radnje obrade Vaših ličnih podataka se vrše od strane Obrađivača podataka?

Obrada Podataka od strane Obrađivača podataka će biti sledeća: beleženje, čuvanje, pohranjivanje, spajanje, organizovanje, pretraživanje, zadržavanje, kao i sprovođenje drugih radnji u vezi sa pohranjivanjem Podataka, bez obzira da li se vrše automatski, poluautomatski ili na drugi način.

Kada se obrada Vaših ličnih podataka ima smatrati nedozvoljenom?

Obrada podataka o ličnosti nije dozvoljena u sledećim slučajevima:

  • ukoliko se obrada vrši posle opoziva datog pristanka;
  • ako se obrada vrši u svrhu različitu od one koja je utvrđena aktima Društva;
  • u slučaju da svrha obrade nije jasno određena ili je izmenjena, nedozvoljena ili već ostvarena;
  • ako je lice na koje se lični podaci odnose određeno ili odredivo i nakon što se ostvari svrha obrade;
  • ukoliko je način obrade nedozvoljen;
  • ako je lični podatak koji se obrađuje nepotreban ili nepodesan za ostvarenje svrhe obrade;
  • ukoliko su broj ili vrsta podataka koji se obrađuju nesrazmerni svrsi obrade;
  • kada je podatak neistinit i nepotpun, odnosno kada nije zasnovan na verodostojnom izvoru ili je zastareo.

U slučaju nedozvoljene obrade Vaših ličnih podataka, kao i ako osporite tačnost i potpunost podataka, imate pravo da od Rukovaoca zahtevate prekid i privremenu obustavu obrade, kao i označavanje tih podataka kao spornih, dok se ne utvrdi njihova tačnost i potpunost.

Koja su Vaša prava u vezi sa obradom ličnih podataka?

U skladu sa Zakonom, pored prava da budete obavešteni o obradi, ispravci, brisanju i prestanku ograničenja obrade Vaših ličnih podataka, imate i sledeća prava:

  • Pravo pristupa Vašim ličnim podacima– Imate pravo da zahtevate od nas informaciju o obrađivanju Vaših ličnih podataka, kao i da zahtevate pristup istim. Informacija kojoj imate pravo pristupa se odnosi na sledeće: sprovođenje obrade, svrha obrade, kategorije ličnih podataka koje se obrađuju, primaoci kojima Vaši lični podaci jesu/biće/mogu biti otkriveni. Pravo pristupa nije apsolutno i ograničeno je interesom drugih lica.
  • Pravo da zahtevate kopiju Vaših ličnih podataka-imate pravo da od nas zahtevate kopiju Vaših ličnih podataka koje obrađujemo. Za dodatne kopije koje zahtevate možemo naplatiti nužne troškove za izradu istih.
  • Pravo na ispravku i dopunu Vaših ličnih podataka– imate pravo da zahtevate ispravku, ažuriranje i dopunu netačnih i nepotpunih podataka o ličnosti, bez nepotrebnog odlaganja.
  • Pravo na brisanje Vaših ličnih podataka– ovlašćeni ste da zahtevate brisanje Vaših ličnih podataka i bićemo u obavezi da izbrišemo Vaše podatke o ličnosti kao i podatke o ličnosti ako:

1) podaci o ličnosti više nisu neophodni za ostvarivanje svrhe zbog koje su prikupljeni ili na drugi način obrađivani;

2) ste opozvali pristanak na osnovu kojeg se obrada vršila, u skladu sa zakonom, a nema drugog pravnog osnova za obradu;

3) ste podneli prigovor na obradu u skladu sa Zakonom

4) su Vaši podaci o ličnosti nezakonito obrađivani;

5) Vaši podaci o ličnosti moraju biti izbrisani u cilju izvršenja zakonskih obaveza Rukovaoca;

  • Pravo na ograničenje obrade: Ovlašćeni ste da zahtevate ograničavanje dalje obrade Vaših podataka o ličnosti ako:

1) osporavate tačnost podataka o ličnosti, u roku koji omogućava rukovaocu proveru tačnosti podataka o ličnosti;

2) je obrada nezakonita i umesto brisanja zahtevate ograničenje upotrebe podataka;

3) Rukovaocu više nisu potrebni Vaši podaci o ličnosti za ostvarivanje svrhe obrade, ali ih zatražite u cilju podnošenja, ostvarivanja ili odbrane pravnog zahteva;

4) podnesete prigovor na obradu u skladu sa Zakonom, a u toku je procenjivanje da li pravni osnov za obradu od strane Rukovaoca preteže nad interesima tog lica.

U slučaju ograničavanja obrade ličnih podataka sa Vaše strane, ti podaci mogu se dalje obrađivati samo na osnovu Vašeg pristanka, osim ako se radi o njihovom pohranjivanju ili u cilju podnošenja, ostvarivanja ili odbrane pravnog zahteva ili zbog zaštite prava drugih fizičkih, odnosno pravnih lica ili zbog ostvarivanja značajnih javnih interesa. Rukovalac je dužan da informiše lice na koje se podaci odnose o prestanku ograničenja, pre nego što ograničenje prestane da važi.

– Pravo na prenosivost podataka: ako je obrada zasnovana na Vašem pristanku, ovlašćeni ste da zahtevate i primite Vaše lične podatke, koje ste nam dostavili, u strukturisanom, uobičajeno korišćenom, elektronski čitljivom formatu koji možete sami ili neposredno preko nas preneti na drugo lice bez ikakve opstrukcije sa naše strane.

– Pravo na prigovor i pritužbu: ako smatrate da je obrada podataka o Vašoj ličnosti izvršena suprotno odredbama Zakona imate pravo da podnesete prigovor Rukovaocu, pritužbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti ili tužbu nadležnom sudu.

Davanje i opoziv pristanka

Davanje pristanka za obradu ličnih podataka u naznačenu svrhu je dobrovoljno.

Pristanak se može opozvati pismeno ili usmeno na zapisnik.

Podnošenje prijave za zaposlenje smatra se da je kandidat dao punovažan pristanak da Rukovalac izvrši obradu podataka o ličnosti koje kandidat dostavlja.

U slučaju opoziva pristanka, bićete dužni da nadoknadite Rukovaocu opravdane troškove i štetu, u skladu sa propisima koji uređuju odgovornost za štetu.

Koliko dugo čuvamo Vaše podatke?

Vaše lične podatke čuvaćemo i smatrati poverljivim dokle god su potrebni za ispunjenje svrhe u koju su prikupljeni, u skladu sa zakonom propisanim rokovima, odnosno do njihovog opoziva.

U trenutku kada više ne postoji zakonska ili ugovorna obaveza čuvanja Vaših ličnih podataka, pristupićemo brisanju istih iz sistema i/ili sprovesti postupak pseudonimizacije, tako da identifikacija lica na koje se podaci o ličnosti odnose, više nije moguća, osim ukoliko moramo da dostavimo Vaše lične podatke kako bismo ispunili zakonsku obavezu.

Koje mere zaštite primenjujemo tokom čuvanja Vaših ličnih podataka?

1) tehničke mere:

  • Obezbeđenje prostorija zaposlenih (protivpožarni sistem, klimatizacija, obezbeđenje, elektronska kontrola pristupa prostoriji)
  • Automatsko zaključavanje uređaja,
  • Eksterni pristup lokalnoj mreži preko VPN-a.
  • Ažuriranje opreme i softvera, kao i upotreba i ažuriranje antivirus sistema.

2) organizacione mere:

  • Kontrola pristupa informacionim sistemima
  • Provera autentičnosti pomoću korisničkog imena i lozinke, procedure za lozinke
  • Odvojeni korisnički i administratorski nalozi sa različitim nivoima prava,
  • pseudonimizacija,
  • kriptozaštita,
  • antivirusni programi,
  • Promena prava pristupa pri organizacionim promenama.

3) kadrovske mere:

  • Obaveštavnje zaposlenih o bezbednosti i integritetu ličnih informacija
  • Periodično ažuriranje pristupnih podataka zaposlenih.

Da li prenosimo Vaše lične podatke u inostranstvo ?

Rukovalac može vršiti prenos Vaših ličnih podataka u inostranstvo, svojim povezanim licima, odnosno osnivačima i to:

VINCI Energies CEE ICT GmbH, Industriestrasse 19a, Ludwigshafen am Rhein, matični br. HRB 68772, Nemačka i

VINCI Energies S.A. Boulevard de la Defense 2169, Nanterre, matični br. 391 635 844 R.C.S. Nanterre, Francuska.

Da li postoji automotizovano donošenje odluke (bez ljudskog učešća)?

U Društvu ne postoji postupak automatizovanog donošenja odluka.

Kome treba da se obratite radi ostvarenja svojih prava?

U slučaju ostvarenja bilo kog Vašeg prava po osnovu obrade podataka o ličnosti, obratite se našem odgovornom licu za zaštitu podataka o ličnosti putem email-a na sledeću email adresu: licezazstitupodataka@axians.rs